Sales Assistant Retail

Missie en hoofdtaken

Samen met je drie collega’s in team sales support draag je rechtstreeks bij aan de klantgerichte aanpak van Ontex. Als sales assistant werk je zeer nauw samen met de accountmanagers en product managers – jullie aandacht gaat specifiek naar klanten uit de retail (private labels), health care (mutualiteiten) en distributie. Je collega’s hebben het meeste contact met de klant, jij zet vervolgens de puntjes op de i in elke samenwerking. Concreet heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden: 

Je bereidt offertes nauwgezet voor en zorgt voor correcte contracten op aangeven van de key accountmanager die de contractonderhandeling voor zijn/haar rekening neemt. 
Je bent dossierbeheerder voor jouw klanten: je verzamelt alle productinformatie, documenten, prijzen… en zorgt ervoor dat deze informatie in SAP en andere systemen steeds correct en up-to-date is. Daarbij volg je ook de gemaakte commerciële afspraken op doorheen het jaar zodat niets over het hoofd wordt gezien. 
Je helpt bij het managen van de product life cycle. Je weet de juiste info te vinden in SAP met het oog op stock monitoring, monitoring van verpakkingen, opmaak van prijslijsten voor de klant, statistieken/rapportering… 
Door jouw toedoen worden onze producten foutloos verpakt en gelabeld 
Bij nieuwe projecten binnen sales, marketing of bij productlanceringen bied je graag administratieve ondersteuning
Je zorgt voor een goede communicatie en afstemming, niet alleen met je salescollega’s en met de klant, maar ook met onze verschillende plants, Quality, Planning, het Product/Packaging team... Rechtstreeks contact met de klant heb je vooral in geval van prijswijzigingen, contractwijzigingen of productwijzigingen. 
Je beantwoordt sample requests
Je voorziet de collega’s van customer service en finance de nodige info bij disputen of klachten
Je zoekt samen met je collega’s naar de beste oplossing voor problemen die zich stellen en denkt mee na over welke verbeteringen we kunnen aanbrengen in onze administratieve processen en goederenflow. 
Je rapporteert aan de manager sales support

Achtergrond en ervaring

Je hebt een bacheloropleiding genoten of gelijkwaardig door ervaring 
Je hebt minstens 2 tot 5 jaar ervaring in een administratieve functie, idealiter in de FMCG sector
Je haalt je energie in de eerste plaats uit nauwkeurig werk leveren in een complexe organisatie. Je bent efficiënt, nauwgezet, werkt gestructureerd en houdt de vinger aan de pols bij je lopende dossiers 
Je werkt het liefst achter de schermen maar bent toch betrokken bij de klant. Je stelt je daarom met veel plezier flexibel op bij onvoorziene omstandigheden of op drukke momenten
Je bent analytisch en procesgericht en denkt een stap verder dan gevraagd wordt
Je bent een teamspeler, niet bang om hulp of feedback te vragen. 
Je staat achter onze waarden en producten en bent bereid om een diepere kennis op te bouwen over onze verschillende producten. 
Bij contacten met collega’s, klanten en leveranciers communiceer je professioneel en helder. Ook bij delicate discussies weet je de juiste toon te vinden en hou je ervan oplossingsgericht te werken. 
Je bent Nederlandstalig en spreekt vlot Engels. Een goede kennis van het Frans is een pluspunt. 
Je hebt een zeer goede kennis van MS Office. Je bent in het bijzonder een ervaren en gevorderde Excel-gebruiker. Daarnaast ken je vlot je weg in SAP.